Microsoft Teams umożliwia zapraszanie na spotkanie gości spoza organizacji. W zależności od tego czy mamy gotową listę gości czy też nie jest ona dostępna możemy różnie planować takie spotkanie. Poniżej w zależności od sytuacji opisane są różne przypadki.
Planowanie spotkań z udziałem gości
1. Planowanie spotkania wyłącznie w celu wygenerowania linku do spotkania (link do przekazania w późniejszym terminie)
W przypadku gdy istnieje potrzeba zaproszenia na spotkanie większej grupy uczniów z innej szkoły (np wirtualne dni otwarte) i nie ma możliwości uzyskania adresów e-mail uczniów czy sekretariatu, ewentualnie nie wiadomo jeszcze do kogo wysłać informację o spotkaniu, można postępować wg poniższych kroków.
Aby utworzyć spotkanie należy z górnego menu wybrać +NOWE SPOTKANIE
Po ustawieniu wszystkich opcji spotkania, bardzo ważne jest aby dodać chociaż jednego użytkownika. Dodanie użytkownika spowoduje wygenerowanie treści e-maila z zaproszeniem, w którym będzie znajdować się link do spotkania.
Bezpośrednio po dodaniu użytkownika do spotkania nie zostanie wygenerowana treść e-maila. Treść ta pojawi się dopiero po zapisaniu spotkania
Aby zapisać spotkanie należy wybrać przycisk WYŚLIJ
Po zapisaniu spotkania należy uruchomić prawym przyciskiem myszy menu a następnie wybrać EDYTUJ
Dopiero po wejściu na zapisane spotkanie pojawi się treść wiadomości z łączem do spotkania. Łącze to można skopiować a następnie przekazać je użytkownikom, których chcemy zaprosić jako gości.
2. Planowanie spotkania ze znaną listą gości
Aby utworzyć spotkanie mając gotową listę adresów e-mail gości, należy postępować podobnie jak w poprzednim przypadku wybierając przycisk +NOWE SPOTKANIE
Po ustawieniu wszystkich parametrów spotkania (data, godzina, etc) w polu DODAWANIA UCZESTNIKÓW należy wybrać przycisk +OPCJONALNI
a następnie w polu poniżej wpisać adresy gości spoza organizacji
Po kliknięciu ZAPROŚ UŻYTKOWNIKA …… zostanie on dodany do listy użytkowników opcjonalnych jako nieznany
Po dodaniu wszystkich gości do spotkania i wybraniu przycisku WYŚLIJ , do wszystkich użytkowników opcjonalnych zostanie wysłana wiadomość z zaproszeniem zawierającym link do spotkania.
Rozpoczęcie spotkania z udziałem gości
Należy pamiętać, że wszyscy anonimowi uczestnicy spotkania ( uczestnicy nie posiadający konta Microsoft Teams logujący się poprzez wpisanie pseudonimu) trafiają do POCZEKALNI. Poczekalnia znajduje się na liście uczestników spotkania. Aby użytkownik anonimowy mógł uczestniczyć w spotkaniu, należy go zaakceptować klikając AKCEPTUJ na liście w poczekalni.